Mục lục bài viết
Chắc hẳn trong suốt quá trình tìm hiểu, làm thủ tục xuất nhập cảnh ít nhất một lần bạn sẽ nghe đến các thuật ngữ như Apostille và Legalization – hợp pháp hóa lãnh sự. Vậy bạn đã biết rõ về hai khái niệm này chưa, điểm giống và khác nhau giữa các loại giấy tờ này là gì? Mỗi loại sẽ được dùng vào trường hợp nào. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
Hiện nay, nhu cầu giao thương, đi lại, trao đổi kinh doanh, hàng hóa, xuất khẩu lao động, du học hay du lịch của người dân Việt Nam ra nước ngoài ngày một tăng cao. Việc tìm hiểu và nắm rõ những chức năng, quyền hạn của các loại giấy tờ, phân biệt được sự khác nhau giữa Apostille và Legalization – hợp pháp hóa lãnh sự sẽ giúp bạn thực hiện các thủ tục xuất nhập cảnh nhanh chóng, chính xác hơn.
Apostille là gì? Được dùng khi nào?
Khi đến sinh sống, làm việc hay du lịch ở quốc gia khác nếu muốn các loại giấy tờ, tài liệu cá nhân được chấp nhận và sử dụng hợp pháp thì bạn cần phải được chính phủ của nước sở tại công nhận. Vì thế hiểu một cách đơn giản, Apostille là một hình thức chứng nhận chữ ký và con dấu đóng trên giấy tờ công nhằm giúp bạn sử dụng giấy tờ đó một cách hợp pháp tại một trong các quốc gia tham gia công ước về Apostille. Hay còn gọi là Công ước LaHay (công ước về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài).
Cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille thường là Bộ Ngoại giao của quốc gia cấp giấy tờ, tài liệu cần sử dụng. Hiện nay, có đến 120 quốc gia đã ký công ước La Hay để miễn hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ của các nước khi sử dụng trong khối.
Hợp pháp hóa lãnh sự – Legalization
Như đã nói, chứng nhận Apostille chỉ có hiệu lực sử dụng tại các quốc gia thành viên theo công ước La Hay. Vậy những nước không thuộc trong khối công ước La Hay cụ thể như Việt Nam thì phải làm thế nào? Lúc này bắt buộc các giấy tờ của bạn phải được thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự – Legalization.
Hợp pháp hóa lãnh sự (legalization) là việc cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi sử dụng giấy tờ tài liệu chứng thực con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu nước ngoài cần sử dụng tại quốc gia đó. Bước này sẽ thực hiện sau khi giấy tờ đã được cơ quan có thẩm quyền của nước cấp chứng nhận lãnh sự.
Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự thường là:
+ Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia sử dụng giấy tờ, tài liệu
+ Hoặc Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán của nước sử dụng giấy tờ, tài liệu đặt tại nước cấp giấy tờ, tài liệu đó.
Vậy sự khác nhau giữa Apostille và Legalization ở đâu?
Trước hết, bạn cần hiểu rõ Apostille và Legalization – Hợp pháp hóa lãnh sự đều là 2 quy trình bắt buộc phải thực hiện nếu bạn muốn sử dụng bất kỳ giấy tờ, tài liệu tại một quốc gia khác không phải ở đất nước cấp. Nhưng bạn cần thực hiện quy trình nào thì lại phụ thuộc vào loại giấy tờ, quốc gia cấp và nước sẽ sử dụng hợp pháp.
Apostille
Khi giấy tờ của bạn đủ điều kiện để được chứng nhận Apostille và sử dụng giấy tờ, tài liệu đó tại quốc gia thành viên của công ước La Hay thì bạn chỉ cần xin tem chứng nhận Apostille.
Ví dụ: Nếu bạn có giấy khai sinh được cấp tại Nhật Bản và muốn sử dụng giấy tờ đó tại Đức, bạn chỉ cần xin chứng nhận Apostille tại Bộ ngoại giao về các vấn đề Đối ngoại và Thịnh vượng chung là đã có thể sử dụng giấy tờ đó một cách hợp pháp tại Đức.
Legalization– Hợp pháp hóa lãnh sự
Quy trình của Legalization được phân thành 2 trường hợp áp dụng phụ thuộc vào quốc gia bạn có ý định sử dụng giấy tờ, cũng như loại giấy tờ cần chứng nhận. Cụ thể:
+ Trường hợp 1: Đối với tài liệu, giấy tờ đủ điều kiện để chứng nhận Apostille, nhưng quốc gia bạn muốn sử dụng giấy tờ không phải là thành viên của công ước La Hay. Trường hợp này trước tiên bạn phải xin tem chứng nhận Apostille của cơ quan có thẩm quyền ở nước cấp. Sau đó tiến hành xin tem hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của quốc gia sẽ sử dụng tài liệu đó đang có trụ sở đặt tại nước cấp.
Ví dụ: Khi bạn muốn sử dụng giấy khai sinh của Ấn Độ tại Việt Nam, bạn cần chứng nhận Apostille tại Bộ ngoại giao về các vấn đề Đối ngoại và Thịnh vượng chung, sau đó xin tem hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán của Việt Nam tại Ấn Độ.
Như vậy, khi bạn sử dụng giấy tờ trong khối công ước La Hay, thì giấy tờ, tài liệu được chứng nhận Apostille sẽ không phải trải qua bước hợp pháp hóa lãnh sự (legalization) tại Đại sứ quán của quốc gia nơi giấy tờ đó được sử dụng.
+ Trường hợp 2: giấy tờ không đủ điều kiện chứng nhận Apostille, hoặc nước cấp không thuộc khối công ước La Hay. Bạn cần xin tem chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước cấp. Sau đó xin tem hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán của quốc gia sẽ sử dụng giấy tờ đó được đặt tại nước cấp.
Ví dụ: Các giấy tờ của Trung Quốc muốn sử dụng tại Việt Nam sẽ cần chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Trung Quốc trước, sau đó hợp pháp hóa lãnh sự tại ĐSQ/TLSQ Việt Nam tại Trung Quốc.
Bài viết trên đã cho thấy sự khác nhau rõ rệt giữa Apostille và Legalization, hi vọng đã cung cấp cho Quý khách những thông tin bổ ích. Nếu có nhu cầu về dịch vụ visa, vui lòng liên hệ ngay đến Việt Uy Tín để chúng tôi hỗ trợ nhé.
